易于使用的电子采购系统所需的基本功能包括可视性、流程效率、消除恶意支出和解决方案可以帮助您提高利润。您选择的支出管理或电子采购解决方案应满足这些关键需求。

1、易于移动和使用的界面

强调简单易用界面的重要性并不过分。培训或使团队适应过于复杂的平台所花费的时间（和金钱）永远无法收回。您的电子采购系统必须遵循“少即是多”的原则。简化的软件堆栈意味着各级员工的工作速度更快，过渡更顺畅，不会妨碍组织的日常运作。

根据经验，我们应该针对最终用户培训所需的解决方案。您的采购软件应该易于操作；任何复杂的事情都会花费你的时间和资源。用户的使用对于任何支出管理技术投资的成功都非常重要。选择一个可以提供移动性、简单性和与您当前操作无缝集成的平台。

2、沟通

对于所有利益相关者来说，沟通对于准确理解采购过程中发生的事情非常重要。您的软件应提供合规性检查和工具，通过自动电子邮件通知和实时应用程序提醒提高采购审批率。

选择能够提高透明度并提醒利益相关者的交易活动的软件。一个有效的电子采购解决方案可以为采购团队、用户和经理提供全面的可见性，并授权他们做出明智的支出决策。整个过程应简单、集中、可追溯、全面审核，并在前端提供有能力的客户支持。

3、供应商管理

您的电子采购系统应具有供应商访问功能，以确保只有经批准的供应商才能购买。通过向提供最佳价值的合同供应商购买，促进管理费用。通过充分利用数据和协商更优惠的数量和提前结算折扣来提高您的购买力。

4、可审计和风险管理

易于使用的电子采购软件可以提高可审计性。确保提供具有详细交易、用户活动、日期和时间戳的审计和跟踪解决方案。这种透明度促进了问责制——改变消费行为的强大动力。

在产生任何费用之前，通过部署电子采购解决方案来量化风险，让您深入了解支出的潜在影响，从而降低交易中的风险。

5、预算洞察力和控制力

预算的可见性使用户能够做出明智的购买决定。您的电子采购系统应为授权人员提供实时数据访问权限，并能够报告预算和实际情况。

您选择的工具应能够根据预算跟踪所有支出和项目，并通过仪表板对可用和承诺的支出进行洞察，以促进预算控制。

6、符合策略

通过在电子采购系统上配置您的支出策略来保护运营资金。您的解决方案应积极管理战略合规性，以进一步提高可审计性，并为维持利润提供内部控制。

7、节省时间的自动化

自动化驱动的效率和价值实现时间是任何采购解决方案的基石。您的解决方案应该自动化工作流程，提高准确性，减少人为错误，并为更具战略意义的计划腾出宝贵的时间。通过使用电子采购技术，您可以大大缩短采购周期，减轻ＡＰ团队的负担。

易于使用的电子采购系统应具备哪些关键功能？

8、审批工作流

工作流的配置不需要任何额外的时间或金钱。工作流程应自动化，具有多级升级功能，终端用户无需手动参与。您的采购工作流程必须向审批人提供提醒和电子邮件通知，以促进采取措施并标记潜在风险。

借助高效的审批流程系统，您将大大减少审批采购订单的时间，因为这个过程是完全自动化和无风险的，从而节省您的时间、金钱和资源。

9、集成产品目录和外部在线供应商目录

通过整合产品目录和外部在线供应商目录，简化企业采购，获得仅针对企业的批量折扣。部署一个在线获取供应商目录的过程，并在电子采购解决方案中访问在线市场。您可以使用系统的审批工作流和电子采购订单功能，以获得快速、安全和熟悉的在线购物体验。

此外，管理已批准供应商的内部目录的能力允许您的员工访问授权商品和服务，并向订单供应商支付费用。

10、可视化和商业智能化

电子采购部署的主要目标是根据支出类别获得支出的可见性。分析和报告历史数据和实时数据的能力是了解企业如何花钱以及在哪里降低成本的关键。商业智能是任何一流电子采购解决方案的关键功能。

一般来说，电子采购在提高效率、过程控制、提高透明度和便于监管方面具有更大的优势。因此，有必要建立一个电子采购系统。企业成功发挥电子采购价值的关键是建立和完善采购管理体系和业务流程，并将其固化到合适的电子采购系统进行刚性实施。