虽然聘请私人助理可以帮助创始人和高管节省时间已经不是什么秘密了，但很少有人知道如何真正做好这件事。一方面，早期阶段的公司试图节省财务资源-高管们的宝贵时间通常花在他们不需要自己完成的任务上，从而导致小型团队的人才短缺。另一方面，大型组织的高管有资源聘请助手，但不知道如何建立合作伙伴关系，以优化他们的时间并使其助手的才能更加出色。

在过去的24年里，我雇佣了十几个不同的助手，他们中的许多人对我公司的成长和成功至关重要，他们帮助我每周节省了10多个小时。然而，其他几个人教会了我重要的教训，每当我想雇佣一名新助手来支持我的团队高管时，我都会记住这些教训。

通过一个在雇佣私人助理方面有过伟大和不太好的经历的人的镜头，我想和你分享我的过程和标准，帮助你雇佣一个非常适合你的私人助理 -- 一个从第一天起，对您的团队来说可能是一笔巨大的资产，并帮助您收回原本会损失的宝贵时间。

从内省开始定义理想的拟合

当我第一次开始考虑雇佣一名助理时，我犯的最大错误 (也是我看到我的客户犯的一个大错误) 是低估了雇佣一名伟大的助理的自省步骤。很多时候，人们的情绪是，一个高绩效的助理可以成为任何忙碌的高管的资产，但这根本是不正确的。为了更好地合作，你的助手和你自己不仅要胜任 -- 你的助手需要符合你的工作风格和信息偏好。

您是喜欢在工作中保持自己的生活，还是受到与同事互动的驱动？您是否发现同一封电子邮件中的多个更新更有效，还是希望每封电子邮件进行一次更新？(令人惊讶的是，我已经看到大约60% 的客户更喜欢批处理更新，而40% 的客户更喜欢内部更新-所以每个人都不一样。)无论哪种方式都不用担心，但是如果您不问自己这些和其他个人问题，那么您在寻找合适人选时就不会被告知。

必须雇用能够处理 “模糊” 任务的人

虽然每个助手都会带来一套独特的个性特征和技能，但我不妥协的是处理歧义的强大能力。雇用个人助理不应该被认为是自动化的 -- 你的助理应该能够与你的操作行为同步，并且是你在忙碌的一天中所做的事情的延伸。

很有可能，你没有时间和你的助手坐下来，查看每一封发出的电子邮件，每一份准备好的会议文件，或者每一个正在设置的电话。这甚至还不能解释需要解决的新挑战。雇佣一个需要在你身边列出每一个细节的人是一场后勤噩梦，更不用说走向微观管理的简单螺旋了。

系统化适合您的委托结构

一旦你找到了一个既适合工作风格又能管理组织歧义的个人助理，就必须在同一页面上了解你更喜欢如何委派任务来满足某些关键绩效指标。例如，您可能希望在每天的开始和结束时开会以接触基地，或者您可能希望全天通过电子邮件进行通信。

或者，也许您根本不想 “见面”，除非它是为了紧急事情，而是更喜欢委派项目并通过屏幕录音和音频消息传达进度。在需要处理重要行项的情况下，您甚至可能更喜欢短信而不是电子邮件，以确保立即看到它。

无论偏好是什么，您的委托结构通常都可以从项目管理软件的使用中受益。我发现，不管我多年来选择的委派结构如何，拥有项目列表并易于跟踪进度对于问责制至关重要。

助手的工作之一是为您创建和完善成为世界一流助手的系统

从长远来看，最后一种策略是一次又一次地付出代价的策略。它基于一个简单的原则: 如果你做了正确的事情，请确保你记录了它的确切内容，这样你就可以复制这些结果。这不仅会给您的助手带来有意义的工作，因为他们学会了成为您的出色助手，而且还没有足够的知识来真正摆脱您的困境。这也意味着未来的助手会以巨大的开端开始，成为帮助您完成工作的高效合作伙伴。

在做出这类决定时，几乎不可能与您的前助手建立新的融洽关系。但是，如果您经常与助手一起记录角色的任务，功能和偏好，那么接下来进入该角色的人将具有优势。此系统工作应由您的助手完成，并在您创建新系统时进行现场检查以提供反馈。这些系统包括但不限于您的旅行偏好、如何管理您的日历以及如何处理您的低价值电子邮件的一部分。