以下摘录自Jill Schiefelbein的bookDynamic Communication。立即从亚马逊 | 巴恩斯 & 诺布尔 | iTunes购买

当许多人在电子邮件或即时消息中看到 “让我们安排会议” 时，他们感到畏缩。我明白。许多组织举行会议只是为了开会，人们感到被迫提出一些要谈论的事情。这些会议没有明确的目的或目标，这就是为什么他们会得到不好的代表。

但是会议是业务的重要组成部分。学习有效地运行它们可以帮助您成为更好的经理和领导者。这里有一些让你的会议适合你的策略。

双重目的会议

您的会议应始终具有双重目的-会议本身的目的和更广泛的组织背景下的目的。让我们进一步检查两者。

确保你的会议有明确的目的。这似乎很明显，但它需要超越 “我们需要赶上” 或 “我们已经有一段时间没有见面了”。你需要具体一点。即使只是你想更好地了解一名员工，了解他在新角色中的表现，一个简单的 “让我们聊天” 是不够的。相反，传达你的意图和目的。

嗨，吉姆。自从你开始在这里工作以来，我们没有­太多时间聊天，我想谈谈这个职位是如何为你工作的，以及你如何看待你在公司中的角色。

这将设定一个明确的意图，并将有助于向双方传达会议的目的。

但是，当涉及到具有双重目的的会议时，重要的不仅是会议本身的目的，而且是会议在组织整体中的目的。研究表明，员工保留的一个关键因素是，员工需要在工作中感受到与更大的 “为什么” 联系在一起。如果您将任务/愿景/价值观/目的 (MVVp) 与会议联系在一起，它将使人们想起他们工作的目的。

这似乎是多余的，但你有一个关键的机会，以一种简单、自然的方式加强你的业务的MVVp。这里有一个简单的格式:

我们正在开会讨论X，这对我们Y有帮助。

这里，X是会议目的，Y是组织目的。

了解交战规则

人们需要知道任何会议的期望是什么。你需要在会议前建立它们，并在会议开始时重复它们，让每个人都站在同一页上。在会议之前，请确保您的邀请包含以下信息:

(双重) 目标和/或所需的结果/日期/位置 (物流) 准备什么。这是巨大的，许多经理认为人们会知道这一点。不要假设!带什么来。如果您希望将某些东西实际带到会议上，请确保明确说明。

提供邀请和建立期望也是您应该用于销售会议或任何需要产生结果或采取行动的沟通情况的策略。这确保了所有相关各方从互动中得到他们需要的东西。

假设你安排了一个潜在客户的会议，你真的不明白他们希望从中获得什么。您将如何确保满足他们的需求？你必须问: “你希望我今天能带来什么？”“你希望从我们今天的会议中学到什么？”“你希望我提供什么信息？”

不要假设。我们都知道这能做什么。

议程

通过使用议程建立明确的期望有助于避免会议中的歧义和分心。请注意，议程与邀请不同，尽管其中一些要素将同时存在。

这是一种简单的会议议程格式，在公开演讲和演讲的介绍中遵循一种通用的组织模式-这三个说明:

1.告诉他们你要告诉他们什么。

2.告诉他们。

3.告诉他们你告诉他们的。

然而，就议程而言，这采取了略有不同的形式。

1.会议要做什么 (告诉他们你要告诉他们什么)。概述会议的目的和期望，以及如何做出贡献和参与，以及目标和预期结果。

2.会议和讨论的大部分 (告诉他们)。创建您的主要议程点。这些是您需要完成，学习或为会议做出贡献以实现目标和期望结果的事情。在一开始就陈述处理想法或做出决定所需的事实和信息，这样就不会有悬而未决的问题。

3.总结必要的行动和时间表 (告诉他们你告诉他们的)。在会议结束时，必须检查相互了解，以便各方都知道外卖目标，方向和行动方针。这也产生了更多的责任和责任。

在这里，您总结了会议的结果，并清楚地说明伴随这些行动的后续行动，责任和时间表。让人们对自己的任务负责，并规定明确的截止日期。如果你跳过这一步，你的会议将是徒劳的，你将浪费大量的时间和精力。